L’Ambassade de Norvège à Rabat recrute un/une Assistant(e) Administratif(ve)/ Réceptionniste -- The Norwegian Embassy in Rabat is recruiting an Administrative Assistant/Receptionist

In English below. 

L’Ambassade de Norvège à Rabat recrute un/une Assistant(e) Administratif(ve)/ Réceptionniste

L’ambassade de Norvège partage avec l’ambassade de Finlande la même chancellerie. Ce poste administratif est créé pour servir les deux ambassades nordiques. L’organisation du travail et les relations personnelles s’inscrivent dans le cadre des valeurs nordiques.

Les différentes tâches du poste à pourvoir:

  • Gérer la réception
  • Répondre au téléphone
  • Recevoir les visiteurs
  • Trier et distribuer le courrier et les fax
  • Contacts quotidiens avec des agents de sécurité
  • Gérer le calendrier commun des deux ambassades
  • Rédiger des Notes verbales diplomatiques et autres courriers en français
  • Prendre des réservations et des rendez-vous

Les Aptitudes requises:

  • Excellente maîtrise de français et anglais écrit et parlé (capacité de rédiger avec aisance en français)
  • Très bonne maîtrise de la langue arabe (savoir le lire est nécessaire).
  • Très bonne maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Outlook, Google Drive etc)
  • Sens de l'organisation et grande rigueur
  • Avoir un très bon sens du contact et du travail en équipe
  • Personnalité dynamique et polyvalente, avec capacités d'adaptation
  • Expérience de travail dans un poste similaire exigée (avec une bonne expérience en secrétariat et en protocole)

A noter que l’intéressé (e) aura à passer des tests de langues à l’écrit et à l’oral, ainsi que des tests informatiques. Les candidatures devront être accompagnées d’un CV à jour et d’une lettre de motivation, ainsi que de trois lettres de références (indiquer les noms, titres et numéros de téléphone des précédents employeurs pouvant servir de références). Veuillez noter que tout dossier incomplet ne sera pas pris en considération.

Les demandes doivent être envoyées à Ambassade de Norvège, emb.rabat@mfa.no, 6 Rue Beni Ritoune, Rabat, avant le 23 Juin. 

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The Norwegian Embassy in Rabat is recruiting an Administrative Assistant/Receptionist

The Norwegian embassy is co-located with the Finnish embassy. This administrative position is created to serve both Nordic embassies. The organization of the work and the personal relations at the office are aligned with Nordic values.

The tasks for the position:

  • Manage the reception
  • Answer the telephone
  • Receive visitors
  • Sort and distribute post and fax
  • Daily contact with security guards
  • Manage the common calendar of the two embassies
  • Write diplomatic verbal notes and other correspondence in French
  • Make reservations and book meetings

Required skills:

  • Excellent skills in written and oral French and English (capacity to edit in French required)
  • Very good skills in Arab (reading skills required)
  • Strong IT skills and literacy with common software (Word, Excel, Outlook, Google Drive etc.)
  • Very good organisational skills
  • Great communication and interpersonal skills, including team work
  • Dynamic and flexible personality, capable to easily adapt
  • Documented work experience from a similar positions (secretarial work and protocol)

Please note that applicants will have to pass written and oral language tests as well as an IT test on commonly used software. Applications should be sent with an up-to-date CV and cover letter, as well as three reference letters (please indicate the names, titles and telephone numbers of previous employers who can serve as references concerning prior work experience). Incomplete applications will not be considered.

The applications should be sent to Ambassade de Norvège, emb.rabat@mfa.no, 6 Rue Beni Ritoune, Rabat, before the 23rd June.